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Dokumentenablage optimieren

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Über das Werkzeug

Apr 9, 2014

Die Alltagssituation schlechthin: Ein Beleg, ein Dokument, eine Information, ein Ordner ist einfach nicht auffindbar. Wo ist er bloß? Im System, wo im System? In Papier, wo in Papier?

Die Fragen könnten beliebig erweitert werden, alle lösen die gleichen Emotionen aus. Die Such-Aktion löst nicht nur Zeitverlust, sondern vor allem Nervenlassen aus. Die Misere dabei ist: Wir haben uns widerwillig mit dem Zustand arrangiert. Wir können den Ressourcenverlust nur aus dem Bauch heraus bewerten, aber schlecht (z.B. in der Zeiterfassung) messen. Fakt jedoch ist, dass in der Branche insgesamt Zeitkontingente in wesentlicher Höhe verschenkt werden. Es lohnt sich daher, in eine Optimierung zu investieren.

 

Beschreibung

Die Regelungen zur Ablage von Dokumenten (Papier- und Digitalbelegen) sind in Kanzleien sehr unterschiedlich. Art und Form der Ablage ergeben sich aus der Unternehmensphilosophie und den Gewohn- und Gepflogenheiten der Mitarbeiter und Kanzleileitung. Mithin ist eine Aufnahme, Beurteilung und Analyse der Prozesse und Möglichkeiten vor Ort unabdingbar.

Nach der Aufnahme zeigen wir Potenziale auf und diskuttieren mit Ihnen Vor- und Nachteile etwaiger Umstellungen. Die Entscheidungen hinterlegen wir anschließend gemeinsam mit geeigneten Maßnahmen, so dass Sie die für Sie vorteilhaften Aktionen selbst oder mit unserer Unterstützung uimsetzen können.